Formation au métier de Secrétaire assistant médico-social

Module 1 – Découvrir le métier et son environnement professionnel – 2 h

Rôle et missions du secrétaire assistant médico-social.

Identification des principaux environnements d'exercice : structures sanitaires, médico-sociales et sociales.

Positionnement au sein d'une équipe pluridisciplinaire.

Posture professionnelle, discrétion, confidentialité et limites d'intervention.

Mise en pratique : analyse de situations professionnelles permettant d'identifier le rôle et les responsabilités du secrétaire assistant médico-social.

Module 2 – Accueillir, communiquer et orienter – 4 h

Techniques d'accueil physique et téléphonique.

Identification et reformulation de la demande.

Communication adaptée aux patients, usagers, familles et professionnels.

Prise et transmission de messages.

Information et orientation vers le bon interlocuteur ou service.

Gestion des situations sensibles, conflictuelles ou urgentes dans les limites du rôle administratif.

Communication verbale et non verbale.

Mises en pratique : simulations d'appels téléphoniques, jeux de rôle d'accueil physique et exercices d'orientation d'un usager à partir de situations professionnelles.

Module 3 – Organiser les rendez-vous et l'activité du service – 4 h

Prise, modification et annulation des rendez-vous.

Organisation et tenue des agendas.

Identification et gestion des priorités.

Coordination des agendas de plusieurs professionnels.

Organisation des réunions et activités du service.

Transmission des informations relatives aux rendez-vous et modifications de planning.

Mises en pratique : gestion d'un agenda à partir de demandes fictives, résolution de conflits de planning et organisation d'une journée ou d'une semaine d'activité.

Module 4 – Gérer les dossiers et protéger les informations – 4 h

Constitution et organisation du dossier administratif d'un patient ou d'un usager.

Collecte, vérification et enregistrement des informations nécessaires.

Mise à jour et suivi des dossiers.

Classement, archivage et traçabilité des documents.

Confidentialité et secret professionnel.

Protection des données personnelles et informations de santé.

Sécurisation des transmissions et bonnes pratiques d'identitovigilance.

Mises en pratique : constitution et actualisation d'un dossier fictif, classement de documents et analyse de situations relatives à la confidentialité et à la transmission d'informations.

Cela reprend notamment les éléments de votre programme initial consacrés aux dossiers, à l'archivage et à la confidentialité.

Module 5 – Produire et transmettre les écrits médico-administratifs – 3 h

Principes de rédaction professionnelle.

Rédaction de courriers, emails, notes et comptes rendus.

Mise en forme de documents professionnels.

Identification des principaux documents utilisés dans un environnement sanitaire, médico-social ou social.

Utilisation de la terminologie professionnelle nécessaire à l'activité administrative.

Prise de notes et retranscription fidèle d'informations.

Transmission d'informations sans interprétation médicale.

Mises en pratique : rédaction d'un email ou courrier professionnel, traitement de documents fictifs et exercice de retranscription.

Votre ancien programme consacrait plusieurs modules distincts à la rédaction, aux documents médicaux et à la retranscription ; sur 23 h, il est beaucoup plus cohérent de les réunir.

Module 6 – Participer au suivi administratif et au parcours du patient ou de l'usager – 3 h

Recueil des informations administratives nécessaires à la prise en charge.

Identification des documents et démarches à réaliser.

Information administrative de premier niveau.

Identification des principaux interlocuteurs et services du secteur sanitaire, médico-social et social.

Orientation de l'usager en fonction de sa demande.

Compréhension des principales étapes du parcours du patient ou de l'usager.

Coordination administrative des rendez-vous, démarches et interventions.

Transmission des informations utiles aux professionnels concernés.

Mise en pratique : étude d'une situation nécessitant plusieurs démarches et coordination entre différents interlocuteurs.

Module 7 – Utiliser les outils de suivi et mobiliser les compétences en situation professionnelle – 3 h

Création et actualisation de tableaux de suivi.

Organisation des données et suivi des échéances.

Suivi des rendez-vous, dossiers, demandes et relances.

Utilisation des outils bureautiques adaptés à l'activité.

Mobilisation des différentes compétences travaillées au cours de la formation.

Mise en situation finale : traitement d'un cas professionnel comprenant l'accueil d'un usager, la gestion d'un rendez-vous, le traitement d'un dossier, la rédaction d'un écrit professionnel et l'actualisation d'un outil de suivi.